Что следует учитывать при организации приема, чтобы он прошел на должном уровне, с блеском и оставил приятные воспоминания у приглашенных гостей? Прежде всего, будем помнить о том, что прием имеет определенную имиджевую цель и устраивается для налаживания, поддержания и развития контактов. Поэтому в деловой и дипломатической практике прием - это форма представительской деятельности, собрание приглашенных лиц по специальному поводу.
Проведение приема требует тщательной подготовки. Она обычно включает в себя: определение вида и времени проведения приема; составление списка приглашенных и заблаговременную рассылку приглашений; соответствующую подготовку помещения; составление плана рассадки за столом и печатание кувертных и рассадочных карточек, если речь идет о завтраке, обеде или ужине; составление меню и сценария проведения приема.
Выбор вида приема определяется характером события, которому он посвящен, финансовыми возможностями его устроителей, а также сложившимися протокольными традициями. Наиболее почетными видами приемов, подчеркивающими важность повода, из дневных является завтрак, из вечерних обед или ужин. Они обычно проводятся по случаю визитов зарубежных гостей, а также в порядке повседневной дипломатической деятельности диппредставительств. Иx подготовка, однако, требует значительных организационно-материальных затрат, специфика проведения (необходимость рассадки гостей) вынуждает ограничивать число приглашенных лиц, прежде всего, со своей стороны.
Более просты в подготовке и демократичны по характеру проведения получившие в последнее время широкое распространение в международной протокольной практике приемы без рассадки (стоя) типа «коктейль», «а-ля фуршет». Названные виды приемов позволяют значительно расширить круг приглашаемых гостей и демократизировать их содержание. Дипломатическим корпусом эти приемы проводятся по случаю национальных праздников. В некоторых странах в особо торжественных случаях устраиваются подряд два приема: сразу же после обеда для особо важных персон проводится прием «коктeйль» или «а-ля фуршет» с более широким кругом гостей.
При определении даты приема важно помнить, что приемы не организуются в предпраздничные и нерабочие дни, а также в дни национального траура (назначенные ранее отменяются).
Этикет приглашения на прием предусматривает составление списка приглашенных гостей и рассылку приглашений. При определении количественного и персонального состава гостей, приглашаемых на прием, следует исходить из важности события, которому он посвящен. Если прием проводится по случаю визита зарубежной делегации, необходимо учитывать уровень и характер отношений между партнерами. При этом, если делегация гостей представлена супружескими парами (парой), то и официальные лица принимающей стороны на прием приглашаются с супругами. На прием в честь высокого гостя, находящегося с визитом в стране, кроме сопровождающих его лиц (членов делегации) приглашаются посол страны гостя и старшие дипломатические сотрудники.
О времени и виде приема гостей извещают заранее приглашениями. Приглашения предпочтительнее отпечатать типографским способом. Имя, фамилию приглашенного и его должность пишут от руки или печатают на бланке. Супружеским парам посылается общее приглашение с указанием на первом месте имени официального лица. Приглашения пишутся в третьем лице с употреблением выражения «имеет честь пригласить» и не подписываются. В приглашениях на прием типа «коктейль», «а-ля фуршет» указывается время начала и окончания приема. При направлении приглашения важному лицу лучше до его отправки по телефону осведомиться, приемлем ли назначенный день, а само приглашение рекомендуется послать с курьером.
В приглашении на торжественный прием может указываться особая форма одежды. В левом нижнем углу пишется: «white tie» (белый галстук, что означает - фрак); «black tie» (черный галстук, т.е. смокинг); «evening dress» - вечерняя одежда. Дамы должны быть в вечерних туалетах, хотя в приглашении это не указывается. (В Англии иногда в приглашениях указывается «undrеss» - буквальный смысл - без одежды, что означает пожелание гостю быть в простом костюме.) Проставленные внизу приглашения буквы RSVP означают просьбу подтвердить приглашение. На приглашении, направленном VIР-персоне после предварительной устной договоренности, буквы RSVP зачеркивают и вместо них пишут «р.m.» (pour memoire - для памяти). Если на приглашении указан номер телефона, ответ можно дать по телефону. Кстати, японцы, рассылая приглашения, прилагают открытку с обратным адресом. На ней достаточно подчеркнуть слово «благодарю» или «сожалею» и бросить в почтовый ящик. Не желательно отвечать на приглашение визитной карточкой, в некоторых странах это считается нетактичным.
При подготовке приглашения не будет лишним уточнить семейное положение, точный адрес приглашенного, удостовериться, не изменился ли его служебный статус. Эти на первый взгляд мелочи позволят избежать неприятных недоразумений. Приглашение направляют за две-три недели до приема. Ответ на него обязателен независимо от того, принято приглашение или нет. При отказе принять приглашение благодарят за оказанную честь и мотивируют отказ. При этом следует исходить из того, что чем выше положение лица, устраивающего прием, тем раньше отправляется ответ на его приглашение. Обычно ответ принято давать через 3-5 дней после получения приглашения.
Публикуется в сокращении
по книге Г. Н. Михалькевич
«Этикет международного общения»
